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Professionelle automatisierte PDF-Konvertierung von Dokumenten für Behörden

Adlib PDF für Behörden ermöglicht es Regierungsstellen und Behörden, im Rahmen besonderer Initiativen des öffentlichen Sektors die Effektivität der den Bürgern angebotenen Dienste zu steigern. Dies geschieht durch eine automatisierte, präzise und skalierbare PDF-Konvertierung von Dokumenten, die sich schnell in gängige ECM-Systeme integrieren lassen.

Mittels leistungsfähiger Rendering-Funktionen, die die Erfassung und Umwandlung großer Dokumentenmengen in High-Fidelity-PDF-Dateien automatisieren, können Regierungsstellen und Behörden aller Ebenen:

  • Die Erfüllung von Anfragen der Bürger verbessern, einschließlich von Anfragen im Rahmen der FOIA (Freedom of Information Act) und ATIP (Access to Information and Privacy) besser gestalten, durch die automatisierte Bearbeitung von Anfragen in verschiedenen Formaten und Erstellung standardisierter originalgetreuer PDF-Dateien.
  • Die Einhaltung von Aufzeichnungs- und Fallmanagementvorschriften durch die Automatisierung von Erfassung, Nutzung und Speicherung von Dokumenten und Informationen aus verschiedenen Quellen, einschließlich MS Word, Excel, Wordperfect, Harvard Graphics, Bild- und CAD-Dateien, und gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutz-und Sicherheitsvorschriften gewährleisten.
  • Den Inhalt wichtiger E-Mails automatisch konvertieren und zwar ins PDF-Format zur Gewährleistung der langfristigen Zugreifbarkeit, Verwaltung und Speicherung oder PDF/A zu Zweck der Langzeitarchivierung.
  • Die Verwaltung unterschiedlicher Systeme und Dokumentensammlungen durch erweitertes Rendering von Inhalten zur Erstellung von High-Fidelity, durchsuchbaren, normgerechten und für die Einreichung geeigneten PDF-Dateien unter Beibehaltung der vollständigen Integrität der Originaldokumente, einschließlich komplexer Formatierungen und Hyperlink-Navigation verbessern.
  • Die Langzeitarchivierung vereinfachen und gleichzeitig die Abhängigkeit von veralteten systemeigenen Anwendungen zugunsten einer automatische Konvertierung und Veröffentlichung aller Arten von Inhalten im PDF/A-Format aufgeben. Dies ist der weltweite ISO-Standard für die Archivierung, der die dauerhafte Aufbewahrung und Verwaltung von Aufzeichnungen unter Einhaltung der Vorschriften der dafür zuständigen Stellen gewährleistet, wie zum Beispiel der National Archives and Records Administration (NARA) und der Library and Archives Canada (LAC).
  • Massiv skalieren und das Unternehmen unterstützen mit der zentralen Adlib-Lösung, die dafür sorgt, dass Verfügbarkeit, Lastenausgleich und ein umfassendes Berichtswesen gewährleistet sind. Es werden auch riesige Mengen und mehrere Standorte gleichzeitig unterstützt, teilweise mit einem Aufkommen von Millionen von Dokumenten pro Tag.

Best Practices im Bereich der öffentlichen Verwaltung basierend auf Branchenkenntnis

Erweitertes Rendering für die Konvertierung und Komplettveröffentlichung von Dokumenten

Automatische Konvertierung von mehr als 400 Dateiformaten in High-Fidelity-, durchsuchbare PDF-Dateien inklusive MS Office, Lotus Notes, CAD-Zeichnungen , Bilder, Faxe, Scans, E-Mails, Karten, Formulare, Diagramme und andere Arten von Inhalten und Anwendung intelligenter regelbasierte Zusammenführung von Dokumenten mit Erweiterungen mit Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen, digitalen Signaturen und Sicherheitseinstellungen

Archivierung von Inhalten für den Langzeitzugriff mittels beliebiger Geräte

Einfache Konvertierung von aus systemeigenen Anwendungen stammenden Inhalten in das PDF-Format und Gewährleistung der Erfüllung der Anforderungen von Audits oder gesetzlicher Vorschriften mittels Veröffentlichung im PDF/A-Format, dem ISO-Standard für die Archivierung

Vereinfachter Zugang und Verteilung von Inhalten

Mühelose Umwandlung und langfristige Speicherung von Inhalten. Alle Beteiligten kommen so in den Genuss einer einheitlichen Darstellung zusammen mit vereinfachtem Zugang, gemeinsamer Nutzung und Benutzerfreundlichkeit.

Internationaler Support für das Rendering in vielen verschiedenen Sprachen

Automatische und genaue Konvertierung von Dokumente in der jeweiligen Muttersprache. Damit ist gewährleistet, dass globale Regulierungsanforderungen eingehalten werden